Définir votre projet
La première étape consiste à définir votre projet. Selon son format (journées scientifiques, congrès, workshops, summer schools, séminaires de travail…) et son envergure (locale, nationale, internationale), nous identifions avec vous les grandes étapes logistiques et scientifiques de votre événement. De l’étude de faisabilité à l’accueil des participants, nous déterminons ensemble les postes que vous souhaitez nous confier.
Selon vos besoins, nous vous proposons deux formats de collaboration : une gestion globalisée ou à la carte de votre événement.
Gestion globalisée à 100%
Nous organisons votre évènement dans son intégralité, en collaboration avec votre équipe, pour vous permettre de vous concentrer sur les aspects scientifiques.
Gestion à la carte
En fonction de vos besoins et de vos ressources en interne, nous pouvons gérer uniquement certains aspects de votre projet. Nous nous adaptons à vos besoins et ressources internes, et n’intervenons que sur les tâches que nous souhaitez nous confier.
Pilotage du projet
Nous assurons le pilotage global de votre événement et coordonnons les actions des différentes parties prenantes, notamment celles des prestataires.
Gestion scientifique
Nous vous accompagnons et vous conseillons dans la construction du programme scientifique de votre événement.
Gestion des participants
Nous assurons la gestion des inscriptions des participants (congressistes, intervenants, conférenciers invités, sponsors et exposants …) pour préparer au mieux leur venue.
Communication et promotion
Nous mettons nos compétences en graphisme et communication à votre service pour concevoir tous les supports de communication dédiés à votre évènement.
Gestion financière
Nous pouvons assurer via une convention de mandat l’encaissement des recettes de votre évènement (droits d’inscription des participants, des sponsors et exposants).
Programme social
Nous mettons tout en œuvre pour proposer à vos participants des moments conviviaux qui sont souvent des temps d’échanges privilégiés.