En fonction de la configuration de votre congrès et du public concerné, nous vous accompagnons et vous conseillons dans la construction du programme scientifique de votre événement.
- Paramétrage de la plateforme de soumission des résumés
Coordination avec le comité scientifique
Paramétrage de la plateforme (ouverture de la plateforme, paramétrage graphique, paramétrage de la soumission (type de dépôt, choix des topics) et publication de quelques pages informatives sur la plateforme de soumission
Suivi de la soumission (exports des informations relatives aux auteurs et aux papiers, constitution de base de données), assistance scientifique et technique aux auteurs
- Paramétrage du process de relecture
Coordination avec le comité scientifique
Paramétrage de la plateforme de relecture, des messages de notifications et préparation de tutoriels aux relecteurs
Gestion du process de relecture (ouverture des droits et attribution des communications à évaluer) et assistance technique aux relecteurs
Une fois le process de relecture finalisé, envoi des notifications aux auteurs, gestion de leur retour, rédaction des instructions pour préparer les présentations orales et affichées
- Constitution du programme scientifique
Coordination avec le comité scientifique
Proposition d’un programme général (plages horaires des sessions, des pauses, des événements sociaux avec répartition dans les salles) puis d’un programme détaillé à publier
- Gestion de l’exposition scientifique
Notifications aux auteurs, envoi des modalités de l’exposition posters, édition d’un listing des communications affichées (pouvant être inclus dans le livre des résumés)
Définition du plan d’implantation, et préparation des éléments logistiques
- Mise en place d’un prix poster
Coordination avec le comité scientifique et le jury du prix pour la définition des critères d’évaluation
Préparation des grilles d’évaluation
Dépouillement des résultats, préparation d’un support pour présenter les résultats, conception d’un diplôme à remettre au lauréat
- Mise en place d’une preview
Coordination avec le prestataire retenu pour la gestion de la preview de la conférence
Brief, envoi des programmes détaillés à jour, suivi, relances
Préparation des fichiers
- Autorisation de diffusion des conférences plénières
Mise en place d’une autorisation de diffusion dédiée, pour la mise en ligne des présentations plénières (pdf) sur le site internet de l’événement à l’issue de l’événement
COnstruction de votre programme scientifique
Nous mettons à votre disposition différents outils afin que le processus de soumission des papiers, de review, ainsi que la construction du programme scientifique se fassent de façon optimisée et fiable.
Nous utilisons notamment la plateforme SciencesConf, développée par le CNRS, pour gérer le processus de soumission, de relecture et d’envoi des notifications.