Secrétariat scientifique

Le secrétariat scientifique est sans doute une des tâches la plus importante et chronophage dans l’organisation d’un évènement scientifique avec appel à soumission d’articles.
Notre rôle est de vous décharger de ces aspects organisationnels , pour que vous puissiez vous concentrer sur les aspects scientifiques, tel que le programme, les comités scientifiques et de relecture à sélectionner…

Pour les appels à soumission d’articles, nous vous proposons d’utiliser une plateforme scientifique développée par le CNRS.
Cette plateforme permet :

  • La soumission des résumés ou papiers étendus, au moyen d’un formulaire en 4 étapes (informations sur le papier, information sur les auteurs, chargement du papier, récapitulatif)
  • L’export en fichier excel de toutes les données relatives aux papiers soumis
  • Le processus de relecture des papiers (enregistrement des relecteurs, distribution des papiers à relire, grille d’évaluation, synthèse des évaluations)
  • L’envoi de messages (ouverture de la période de relecture, notification d’acceptation, information sur le programme)

Notre mission, pour compléter les outils proposés par la plateforme, est ainsi de :

  • Paramétrer la plateforme, et vous former à son utilisation
  • Préparer tous les documents types (invitation, notification, modèle de soumission, confirmation…)
    Superviser la relecture des papiers (relance des retardataires)
  • Répondre à toutes les demandes des auteurs
  • Proposer et finaliser le programme scientifique
  • Concevoir le programme détaillé et/ou livre des résumés remis aux participants (sommaire, structure, contenu, index des auteurs)