Conditions Générales de Vente

1. OBJET ET IDENTIFICATION

Le site www.progepi.fr est édité par PROGEPI, dont le siège social est 1 rue Grandville – BP 20451 – 54001 NANCY cedex

Association sous le régime 1901, déclarée à la Préfecture de Meurthe-et-Moselle sous le n° W543003168 le 16 décembre 2004.

  • N° SIRET : 480 652 361 00019
  • TVA intracommunautaire : FR 06 480 652 361
  • Code NAF : 9499Z
  • Tél : 03 72 74 38 88
  • Directrice de la publication : Hélène Guéniot
  • Téléphone : +33 (0)3 72 74 38 88
  • E-mail : contact@progepi.fr

Progep’Events est la cellule évènementielle de PROGEPI.  Elle est spécialisée dans l’organisation d’événements scientifiques nationaux et internationaux.

 

2. CHAMP D’APPLICATION

2.1 TERMINOLOGIE

Le Participant désigne toute personne physique participant en son nom propre ou pour le compte d’une personne morale (entreprise, laboratoire, société, industriel…) à un évènement organisé par ou avec l’appui logistique de Progepi. Le participant est amené à assister aux conférences (physiques ou virtuelles), à participer aux différentes animations du programme scientifique et social, mais également à intervenir dans le cadre de communication orale ou poster selon le programme scientifique retenu.

L’Exposant désigne toute personne physique participant pour le compte d’une personne morale (entreprise, laboratoire, société, industriel…) en tant que partie prenante à un évènement organisé par ou avec l’appui logistique de Progepi. Les modalités de cette participation sont détaillées dans un dossier de partenariat. Pour plus de lisibilité et quel que soit le type d’offre retenue (soutien financier, partenaire, sponsors, subvention, exposant…) le terme générique Exposant sera retenu dans les présentes conditions générales de ventes.

L’Evènement désigne toute manifestation organisé par ou avec l’appui logistique de Progepi. Ces évènements peuvent prendre différentes formes : séminaire, journée technique, école d’été, congrès, workshop, table ronde, assemblée générale etc… Un Évènement peut avoir lieu de façon physique, hybride (physique et virtuelle), ou virtuelle uniquement.

2.2 CHAMP D’APPLICATION

Les présentes conditions générales de vente s’appliquent, à l’exclusion de toute autre disposition, à toute inscription d’un ou plusieurs Participants, à un Evénement organisé par PROGEPI, ci-après dénommé le « Participant », ou à toute participation d’un industriel ou Exposant sous forme de partenariat, ci-après « l’Exposant ».

  1. Les conditions générales de vente sont consultables sur le site internet de l’Evénement à l’adresse suivante : https://www.progepi.fr/cgv/
  2. Le fait de s’inscrire à un Événement en ligne ou en retournant le Bulletin d’inscription dûment rempli, implique une acceptation sans réserve, et dans leur intégralité, des présentes conditions générales de vente.
  3. PROGEPI se réserve le droit de modifier les termes des présentes conditions. Seules les conditions générales de vente en vigueur au jour de l’inscription s’appliqueront à l’inscription concernée.

 

3. INSCRIPTION

3.1 POUR LES PARTICIPANTS
L’enregistrement en tant que Participant est possible en complétant le formulaire directement en ligne sur le site de l’Evènement.

3.2 POUR LES EXPOSANTS
L’enregistrement en tant qu’Exposant est possible en complétant le formulaire directement en ligne sur le site de l’Evènement, ou en retournant le bon de réservation par mail à l’adresse mail générique du congrès ou à events@progepi.fr.

3.2 INSCRIPTIONS TARDIVES
Une inscription est considérée comme tardive lorsqu’elle intervient moins de 14 jours calendaires avant l’Evènement pour un Participant et moins de 45 jours calendaires avant l’Evènement pour un Exposant. Des conditions de règlement particulières s’appliquent, elles sont décrites ci-après dans l’article 4.5 Règlement des inscriptions tardives.

 

4. MODALITÉS DE PAIEMENT

4.1 POUR LES PARTICIPANTS

Le règlement intégral des frais d’inscription des Participants est à effectuer auprès de PROGEPI, comptant, sans escompte. Toute inscription pour laquelle le dossier serait incomplet ou non accompagné de son règlement dans les conditions précisées ci-après, ne sera pas prise en compte.

4.2 POUR LES EXPOSANTS
Le règlement intégral des frais de participation en tant qu’Exposant est à effectuer auprès de PROGEPI, comptant, sans escompte. Toute inscription pour laquelle le dossier serait incomplet ou non accompagné de son règlement dans les conditions précisées ci-après, ne sera pas prise en compte. Le partenariat, quelle que soit sa nature, n’est confirmé qu’à réception du paiement de l’Exposant par PROGEPI. Aucune des contreparties proposées (publication du logo par exemple) ne sera assurée tant que le règlement total n’aura pas été effectué.

4.3 DÉLAI DE PAIEMENT
Les règlements doivent se faire au plus tard :

  • 14 jours calendaires avant l’évènement pour un Participant
  • 45 jours calendaires avant l’évènement pour un Exposant

4.4 MODES DE PAIEMENT

Le règlement pourra s’effectuer par :

  • Bon de commande

Pour procéder au règlement par bon de commande, merci d’adresser le bon de commande mentionnant le nom de l’Evènement concerné, le nom du Participant ou de l’Exposant, la référence de la commande ou de la facture, le montant à régler, et l’adresse complète de facturation ainsi que le numéro de TVA (le cas échéant) à :

  • PROGEP’ EVENTS, 1, rue Grandville 54001 NANCY – FRANCE / email: events@progepi.fr

 

  • Virement bancaire

Pour procéder au règlement par virement, merci de spécifier le nom de l’Evènement concerné, le nom du Participant ou de l’Exposant, la référence de la commande ou de la facture, veuillez également préciser « PROGEP‘ EVENTS » dans les références bancaires. Veuillez noter que les frais bancaires sont à la charge de l’émetteur : veuillez-vous assurer que le paiement inclut tous les frais, y compris les frais de gestion de la banque de réception (« l’expéditeur règle tous les frais”)

  • CREDIT AGRICOLE DE LORRAINE – Agence Trois Maisons – 54000 NANCY – FRANCE
  • IBAN : FR76 1610 6700 2086 46 91 4909 523 ou IBAN FR76 1610 6006 3796 0135 7138 146
  • Swift code : AGRIFRPP861

 

  • Chèque (uniquement pour les Participants français)

Pour procéder au règlement par chèque, veuillez libeller votre chèque à l’ordre de PROGEPI, en mentionnant au dos le nom de l’Evènement concerné, le nom du Participant ou de l’Exposant, la référence de la commande ou de la facture, adresser à : PROGEP’ EVENTS, 1 rue Grandville, 54001 NANCY, France

  • Carte bancaire, paiement sécurisé en ligne

Pour procéder au règlement par carte bancaire, il vous suffit de suivre les instructions en ligne. Si le mode de paiement par carte bancaire n’a pas été choisi initialement, il ne vous sera pas possible de procéder au règlement par ce moyen de paiement.

Un seul mode de paiement est autorisé par inscription.

Une fois réglé, le prix ne peut faire l’objet d’un remboursement que dans les cas prévus aux articles 9, 10, 11 et 12 des présentes.

4.5 INSCRIPTIONS TARDIVES

Le règlement d’une inscription tardive doit parvenir sur le compte de PROGEPI (paiement par carte bancaire, virement, ou bon de commande) dans les 7 jours ouvrés suivant la réception par PROGEPI de l’inscription.

 

5. VALIDATION DES INSCRIPTIONS

Une fois l’inscription effectuée par le Participant, PROGEPI lui adressera un récapitulatif valant validation de son inscription à l’Evénement choisi (la « Confirmation d’inscription »).

Le contrat est considéré comme définitivement conclu, à l’envoi par PROGEPI de la Confirmation de paiement, sous réserve du bon encaissement du règlement.

 

6. TARIFS

Les tarifs s’entendent par Participant et/ou par Exposant, toutes taxes comprises (TTC). PROGEPI se réserve le droit de modifier ses prix à tout moment. Les produits seront facturés sur la base des tarifs en vigueur au moment de l’enregistrement de la commande (tarifs figurant sur le site au moment de l’inscription ou dans le dossier papier d’inscription reçu par le Participant). Ils incluent l’ensemble des prestations décrites sur le site d’inscription et/ou le site du congrès pour le tarif correspondant.

 

7. MODIFICATION DU PROGRAMME DE L’ÉVÈNEMENT

En cas de nécessité, et notamment en cas de modifications mineures dans le programme de l’évènement (absence de l’un des intervenants, remplacement de l’un des intervenants invités, modifications d’horaires…), PROGEPI se réserve le droit de modifier le programme de l’Evènement, sans que cette décision ne puisse ouvrir un droit à remboursement ou à une quelconque réparation pour le Participant ou l’Exposant.

 

8. DISPONIBILITÉ

PROGEPI se réserve le droit de refuser à un Participant son inscription à l’Evènement ou à l’une de ses options (soirée, visite, déjeuners…) si les capacités d’accueil prévues initialement ou modifiées par décision de l’autorité publique sont dépassées.

De même, PROGEPI se réserve le droit de refuser à un Exposant sa participation à l’Evènement si les capacités d’accueil prévues initialement ou modifiées par décision de l’autorité publique sont dépassées. Ce droit s’applique également en cas d’indisponibilité des prestations proposées (notamment en cas d‘exclusivité sur certaines offres de partenariat).

En cas de paiement mais d’indisponibilité de place, PROGEPI en informera le Participant ou l’Exposant et lui remboursera le prix de l’inscription sans retenue selon les modalités de remboursements décrites dans l’article 13.

 

9. RETRACTATION

La personne ou société inscrite en tant que Participant ou Exposant dispose d’un droit de rétractation qu’il peut exercer dans un délai de 14 jours calendaires, à compter de son inscription en ligne, sans avoir à justifier d’un motif. Le Participant ou l’Exposant qui souhaite user de ce droit de rétractation doit le notifier, dans les délais légaux indiqués ci-dessus, en renvoyant le formulaire type joint en fin du présent article à l’adresse suivante : PROGEPI, 1 Rue Grandville, BP 20451 54001 NANCY cedex – France, ou par mail à events@progepi.fr. A réception de ce formulaire, PROGEPI procédera au remboursement selon les modalités décrites dans l’article 13.

Dans le cas où le délai de rétractation de 14 jours, évoqué ci-dessus est expiré, et que le Participant souhaite annuler sa participation à l’Evènement, il devra en informer PROGEPI par e-mail.

PROGEPI procédera au remboursement éventuel selon les conditions précisées dans les articles 10 et 13.

 

Formulaire type de rétractation

Je vous notifie par la présente ma volonté d’exercer mon droit de rétraction concernant l’inscription en ligne suivante :

  • Désignation du congrès concerné :
  • Tarif d’inscription sélectionné :
  • Prestations éventuelles supplémentaires :
  • Détails des coordonnées du Participant :
  • Date de la commande :
  • Référence de la commande :
  • Date de demande de la rétraction

La confirmation d’inscription et la facture, ainsi qu’un RIB sont à joindre à la demande de rétractation pour effectuer le remboursement des frais d’inscriptions, selon les modalités définies à l’article 13. 

 

10. ANNULATION DU PARTICIPANT OU DE L’EXPOSANT

Toute annulation doit être notifiée par écrit (par courrier ou par mail), les frais d’annulation sont assujettis aux conditions suivantes :

Annulation d’une inscription à l’Evènement par le Participant

  • Annulation jusqu’à 45 jours calendaires avant l’événement: remboursement complet, déduction faite de frais de dossier de 50€. 
  • Annulation entre J-45 et J-22 jours calendaires avant l’événement: remboursement de 50% du montant de l’inscription payée, avec une déduction minimale de 50€.
  • Annulation inférieure à J-21 jours calendaires avant l’événement : aucun remboursement possible, hors délais de rétractation légal de 14 jours conformément à l’article 9.

Annulation d’une inscription à l’Evènement par l’Exposant

  • Annulation jusqu’à 10 semaines calendaires avant l’événement: remboursement à hauteur de 30% du montant total de la commande.
  • Annulation inférieure à 10 semaines calendaires : aucun remboursement possible.

Annulation d’une inscription au programme social ou accompagnant par le Participant

  • Annulation jusqu’à J-15 jours calendaires : remboursement total de la commande.
  • Annulation inférieure à J-14 jours calendaires avant l’événement : aucun remboursement possible, hors délais de rétractation légal de 14 jours conformément à l’article 9.

Si les conditions pour le remboursement sont remplies, PROGEPI remboursera le montant dû selon les modalités décrites à l’article 13.

 

11. ANNULATION OU REPORT DE L’ÉVÈNEMENT

11.1 ANNULATION

Si PROGEPI se voit contraint d’annuler l’Evènement pour des raisons autres que des événements de force majeure* ou indépendants de sa volonté, il s’engage à en prévenir les Participants et Exposants dans les meilleurs délais. Ces derniers se verront alors rembourser leurs frais d’inscription dans leur intégralité, à l’exclusion de tous autres frais (hébergement, transport ou autres) selon les modalités de remboursement décrites dans l’article 13;

11.2 REPORT

Si Progepi se voit contraint de reporter l’Evènement pour raisons autres que des événements de force majeure* ou indépendants de sa volonté, il s’engage à en prévenir les Participants et Exposants et Accompagnants dans les meilleurs délais.

Les inscriptions des Participants et Exposants sont par défaut maintenues automatiquement pour la prochaine édition.

Sur demande par e-mail, les Participants peuvent annuler leur participation et à ce moment-là les conditions générales de vente présentées à l’article 10 s’appliquent.

* Evénements de force majeure : il y a force majeure en matière contractuelle lorsqu’un évènement échappant au contrôle du débiteur, qui ne pouvait être raisonnablement prévu lors de la conclusion du contrat et dont les effets ne peuvent être évités par des mesures appropriées, empêche l’exécution de son obligation par le débiteur : imprévisibilité, irrésistibilité et extériorité. Par exemple : catastrophes naturelles (tempête, ouragan…), évènements politiques (coup d’état, guerre…), incendies).

 

12. CAS DE FORCE MAJEURE

La responsabilité de PROGEPI ne pourra être engagée et aucun remboursement des frais d’inscription ou de tous autres frais (hébergement, transport ou autres) ne sera dû, si l’Evènement est reporté ou annulé en raison d’un Evènement de force majeure* au sens de l’article 1218 du Code civil et de la jurisprudence, ou indépendant de sa volonté.

* Evénements de force majeure : il y a force majeure en matière contractuelle lorsqu’un évènement échappant au contrôle du débiteur, qui ne pouvait être raisonnablement prévu lors de la conclusion du contrat et dont les effets ne peuvent être évités par des mesures appropriées, empêche l’exécution de son obligation par le débiteur : imprévisibilité, irrésistibilité et extériorité. Par exemple : catastrophes naturelles (tempête, ouragan…), évènements politiques (coup d’état, guerre…), incendies).

 

13. MODALITÉS DE REMBOURSEMENT
  1. PROGEPI procèdera au remboursement partiel ou total des inscriptions décrit dans les présentes conditions générales de vente dans un délai de 14 jours calendaires à réception des éléments lui permettant d’effectuer le remboursement.
  2. Si le paiement de l’inscription a été effectué par carte bancaire, le remboursement se fera en créditant cette carte bancaire et sous réserve que la carte de paiement soit toujours valide
  3. Pour tout autre type paiement, le remboursement se fera par virement bancaire, sous réserve que les éléments suivants aient été communiqués :

– Nom et coordonnées précises de la banque
– Nom et coordonnées précises du détenteur du compte
– IBAN, Swiftcode de la banque, et selon le pays, code ABA
Les frais de change éventuels sont à la charge du Participant ou de la société.

  1. Aucun remboursement par chèque ou espèces ne sera possible, ni en France, ni à l’étranger.

 

14. OBLIGATIONS DU PARTICIPANT ET DE L’EXPOSANT

L’inscription à un Evènement auprès de PROGEPI implique l’acceptation des conditions suivantes :

  1. Chaque inscription est valable uniquement pour l’Evènement qui y est mentionné et ne pourra être acceptée pour un autre Evènement.
  2. Le Participant se verra délivrer un badge d’accès lui permettant de participer à l’Evènement..  Le badge d’accès est nominatif, non transférable et doit être porté pendant toute la durée de l’Evènement.
  3. Le Participant ou l’Exposant s’engage à respecter les règles de vie et les consignes de sécurité générale en vigueur sur le site de l’Evènement. PROGEPI se réserve le droit d’exclure toute personne ne respectant pas cet engagement.

 

15. PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE – DROIT A L’IMAGE
  1. Les interventions des intervenants, ainsi que les documents diffusés ou remis lors de l’Evènement sont couverts par le droit d’auteur en application des articles L 111-1 et suivants du Code de la Propriété Intellectuelle. Aux termes de l’article L 122-4 du Code de la Propriété Intellectuelle « toute représentation ou reproduction intégrale ou partielle faite sans le consentement de l’auteur ou de ses ayants droit ou ayants-cause est illicite ». L’article L 122-5 de ce code n’autorise que« les copies ou reproductions strictement réservées à l’usage privé du copiste et non destinées à une utilisation collective » et « les analyses et courtes citations »« sous réserve que soient indiqués clairement le nom de l’auteur et la source ». Toute représentation ou reproduction non autorisée, par quelque procédé que ce soit, ne respectant pas la législation en vigueur constituerait une contrefaçon sanctionnée par les articles L 335-2 et L 335-3 du Code de la Propriété Intellectuelle. La responsabilité du Participant ou Exposant serait engagée si un usage non autorisé était fait des interventions, documents diffusés ou remis lors de l’Evénement.
  2. Les propos tenus par les intervenants lors de l’Evènement le sont sous leur seule responsabilité. Il est de la responsabilité des Participants et des Exposants de vérifier la pertinence des opinions / recommandations formulées par les intervenants. PROGEPI ne sera pas responsable, directement ou indirectement, pour tout dommage ou perte causée par ou en lien avec les informations diffusées ou les présentations effectuées lors de l’Evènement.
  3. PROGEPI se réserve le droit de citer le nom du Participant ou de l’Exposant, dans les documents destinés à la préparation ou à la promotion de l’Evènement. En cas d’opposition, le Participant ou l’Exposant devra en informer par écrit PROGEPI dans les meilleurs délais à compter de la confirmation de son inscription à l’Evènement et en toute hypothèse au plus tard en date de l’Evènement.
  4. L’inscription et la participation au Congrès implique l’acceptation par le Participant, ou l’Exposant d’être cité, photographié ou filmé à l’occasion du Congrès ou de sa préparation, ainsi que l’acceptation de l’utilisation à des fins commerciales ou non commerciales des photos et des films par PROGEPI ou par un tiers autorisé par PROGEPI.
  5. Dans le cas d’une présentation orale, le Participant ou l’Exposant sera avisé lors de son arrivée de l’enregistrement vidéo et sonore de sa présentation et se verra remettre une demande d’autorisation de captation et d’exploitation de cet enregistrement. Le Participant ou l’Exposant est libre de donner ou non son consentement concernant l’utilisation de cet enregistrement.

 

16. CONFIDENTIALITÉ – INFORMATIQUE ET LIBERTÉS
  1. Les informations recueillies lors de l’inscription font l’objet d’un traitement informatique destiné à assurer un meilleur suivi de l’inscription (notamment : envoi de documents relatifs à l’inscription et, le cas échéant, prise de contact en cas de modification d’un Evénement). A cette fin, PROGEPI a effectué une déclaration auprès de la CNIL sous le numéro d’enregistrement 1911175. PROGEPI veille à ce que les données recueillies soient maintenues confidentielles. Elles ne sont pas communiquées à d’éventuels partenaires commerciaux ni à des tiers, Il est néanmoins possible de recevoir ultérieurement des annonces et informations concernant des congrès à venir, ainsi que des lettres d’informations semestrielles. Le Participant est libre, à tout moment, de se retirer de la liste de diffusion.
  2. Conformément à la loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, modifiée en 2004, le Participant ou l’Exposant dispose d’un droit d’accès et de rectification aux informations qui le concernent, qu’il peut exercer en formulant une demande par e-mail à l’adresse events@progepi.fr. Il peut également, pour des motifs légitimes, s’opposer au traitement des données le concernant en envoyant un e-mail à la même adresse.

 

17. DONNÉES NOMINATIVES
    1. Cadre réglementaire

Conformément à la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978, et au Règlement Général sur la Protection des Données (Règlement UE 2016/679 du 27 avril 2016), PROGEPI traite des données à caractère personnel de ses clients, ci-après mentionnées comme données Client.

    1. Type de données collectées

Les données Clients collectés par PROGEPI peuvent être les suivantes : nom, prénom, civilité, fonction ou statut, adresse email, date de naissance, adresse postale, numéro de téléphone, régime alimentaire, coordonnées complètes de sa société ou institution.

    1. Finalités des traitements

Ces données Client sont collectées dans le cadre des activités de PROGEPI de prestations scientifiques et technologiques en génie des procédés et dans le domaine des sites et sols pollués, ainsi que dans le cadre de l’organisation d’événements scientifiques.

    1. Destinataires

Les destinataires des données sont le service communication de PROGEPI, ainsi qu’un prestataire de paiement (E-transaction, solution de paiement du Crédit Agricole), la société assurant la maintenance du système (DMConcept), l’hébergeur du site https://www.progep-conf.com (OVH).  Les transferts de données avec nos prestataires sont encadrés contractuellement et selon la loi en vigueur, et font l’objet d’un niveau de sécurité des données adéquat.

    1. Conservation

Conformément au principe de conservation du Règlement Général sur la Protection des Données, et à la Norme simplifiée 48 pour la gestion des fichiers clients, les données à caractère personnel relatives aux clients ne peuvent être conservées au-delà de la durée de conservation strictement nécessaire à la gestion de la relation commerciale.

PROGEPI s’engage à contacter le client au terme d’une durée de 3 ans, suivant le dernier Evènement où il s’est inscrit, pour lui demander s’il souhaite toujours être destinataire de nos informations. Sans réponse claire de sa part, PROGEPI s’engage à archiver ses données.

Font exception les données nécessaires à l’établissement de la preuve d’un droit ou d’un contrat qui peuvent être archivés, comme prévu par les dispositions du Code de commerce relatives à la durée de conservation des livres et documents créés à l’occasion d’activités commerciales, et du Code de la consommation relatives à la conservation des contrats conclus par voie électronique.

    1. Droits de la personne concernée

Le Client dispose d’un droit d’accès et de rectification des données le concernant, et peut également faire valoir son droit à l’effacement ou droit à l’oubli, ainsi que son droit d’opposition ou droit à la portabilité. Pour toute demande, il lui suffit d’écrire à PROGEPI, 1 rue Grandville – BP 20451 – 54001 NANCY cedex, contact@progepi.fr

Enfin, tout Client a le droit d’introduire une réclamation devant l’autorité de contrôle compétente (en France, il s’agit de la CNIL) concernant le traitement de ses données personnelles.

    1. Licéité des traitements

La fourniture des données Clients est nécessaire pour une inscription sur le site https://www.progep-conf.com, en particulier pour l’édition des documents personnalisés (facture, badge, attestation de présence). Enfin, les traitements de données par PROGEPI peuvent répondre à une obligation légale (fiscalité ou gestion des contentieux par exemple).

 

18. LITIGES
      1. Les présentes conditions sont régies par la loi française.
      2. Les présentes conditions générales de vente annulent et remplacent toutes les précédentes conditions générales dont la date est antérieure.
      3. Dans l’hypothèse où l’une des dispositions des présentes serait considérée comme nulle en vertu d’une disposition légale ou réglementaire, présente ou future, ou d’une décision de justice revêtue de l’autorité de la chose jugée et émanant d’une juridiction ou d’un organisme compétent, cette disposition serait considérée comme étant non écrite, toutes les autres dispositions des conditions générales conservant force obligatoire entre les Parties.

Date de mise à jour : le 16 octobre 2020