Progep Events

Les moments conviviaux d’un évènement sont des temps d’échanges privilégiés. Nous faisons tout notre possible pour que les participants de votre évènement gardent un excellent souvenir de leur venue.

• Mise en place d’un évènement convivial

– organisation, au choix, d’un évènement convivial : déjeuner, visite, soirée, cocktail, journées récréatives, programme accompagnant…
– recherche de lieux, demande de devis, validation du périmètre de la prestation
– présence sur place avec brief et coordination des équipes

La gestion des participants est un poste clé pour préparer au mieux la venue des congressistes, intervenants, conférenciers invités,  sponsors et exposants à votre manifestation.

• Gestion des inscriptions
  

Conception d’une boutique d’inscription avec un formulaire par nature d’inscription (participants, exposants…), paramétrage des modules de paiement
Paramétrage d’un message de confirmation aux participants
Création d’une adresse de contact dédiée aux participants, réponse aux questions des inscrits
Envoi du listing des inscrits selon périodicité définie (tableur Excel)
Préparation des lettres officielles d’invitation nécessaires pour le visa et envoi. Pas de contact avec les ambassades directement
Prise de contact avec les invités pour l’organisation de leur déplacement et séjour

• Accueil et coordination sur place

Préparation des lieux, supervision des toutes les installations
Installation d’un bureau d’accueil sur le lieu du congrès
Présence physique pour accueillir les participants, leur remettre les différents documents, les renseigner, environ 30 minutes avant l’ouverture du congrès, jusqu’à la fin de la dernière pause de l’après-midi. Vérification des présents. Inscription sur place
Préparation des différents documents d’accueil (enveloppes, badges et tours de cou, attestations de présence), mise en sacoche, distribution des goodies ou supports publicitaires des partenaires
Coordination des différents prestataires sur site pendant l’évènement, brief, et suivi
Mise en place de l’exposition poster (conception et installation d’une signalétique dédiée, enlèvement des posters non récupérés à l’issue du congrès

• Après l’évènement

Préparation et envoi d’une enquête de satisfaction

Pour vous permettre de vous concentrer sur l’essentiel, nous assurons le pilotage global de votre événement et coordonnons les actions des différentes parties prenantes.

• Coordination avec le donneur d’ordre

Conception d’un rétroplanning
Définition des principales échéances
Participation aux réunions de suivi, temps d’échange avec les organisateurs par téléphone et par mails

Option confort : pilotage des réunions du comité d’organisation : programmation des réunions, préparation des ordres du jour, participation aux réunions, rédaction et envoi des comptes-rendus, suivi des actions.

• Coordination avec les prestataires

Demande de devis pour comparatif,
Préconisations,
Transmission des éléments pour la préparation des bons de commande,
Confirmation des informations nécessaires au prestataire pour assurer sa mission

Possibilité d’organiser des visites de repérage.

En fonction de la configuration de votre congrès et du public concerné, nous vous accompagnons et vous conseillons dans la construction du programme scientifique de votre événement.

• Paramétrage de la plateforme de soumission des résumés

Coordination avec le comité scientifique
Paramétrage de la plateforme (ouverture de la plateforme, paramétrage graphique, paramétrage de la soumission (type de dépôt, choix des topics) et publication de quelques pages informatives sur la plateforme de soumission
Suivi de la soumission (exports des informations relatives aux auteurs et aux papiers, constitution de base de données), assistance scientifique et technique aux auteurs

• Paramétrage du process de relecture

Coordination avec le comité scientifique
Paramétrage de la plateforme de relecture, des messages de notifications et préparation de tutoriels aux relecteurs
Gestion du process de relecture (ouverture des droits et attribution des communications à évaluer) et assistance technique aux relecteurs
Une fois le process de relecture finalisé, envoi des notifications aux auteurs, gestion de leur retour, rédaction des instructions pour préparer les présentations orales et affichées

• Constitution du programme scientifique
  

Coordination avec le comité scientifique
Proposition d’un programme général (plages horaires des sessions, des pauses, des événements sociaux avec répartition dans les salles) puis d’un programme détaillé à publier

• Gestion de l’exposition scientifique
  

Notifications aux auteurs, envoi des modalités de l’exposition posters, édition d’un listing des communications affichées (pouvant être inclus dans le livre des résumés)
Définition du plan d’implantation, et préparation des éléments logistiques

• Mise en place d’un prix poster
  

Coordination avec le comité scientifique et le jury du prix pour la définition des critères d’évaluation
Préparation des grilles d’évaluation
Dépouillement des résultats, préparation d’un support pour présenter les résultats, conception d’un diplôme à remettre au lauréat

• Mise en place d’une preview
  

Coordination avec le prestataire retenu pour la gestion de la preview de la conférence
Brief, envoi des programmes détaillés à jour, suivi, relances
Préparation des fichiers

• Autorisation de diffusion des conférences plénières
  

Mise en place d’une autorisation de diffusion dédiée, pour la mise en ligne des présentations plénières (pdf) sur le site internet de l’événement à l’issue de l’événement

Afin d’assurer l’équilibre financier de votre manifestation, nous vous accompagnons et vous conseillons tout au long de sa préparation.

• Budget et convention de mandat

Accompagnement au montage du budget prévisionnel (recettes et dépenses)
Mise en place d’une convention de mandat pour l’encaissement des recettes
Reddition des comptes : Établissement du bilan des recettes encaissées (avec pièces comptables justificatives) pour le transfert financier vers l’entité gestionnaire

• Gestion financière des recettes
  

Préparation et envoi de la facture
Suivi des règlements, relance pour paiement si nécessaire
Reporting régulier des exports financiers

• Gestion des partenaires et sponsors

Conception d’un dossier présentant les différentes modalités de partenariat ainsi que les coûts associés
Conception de l’implantation de l’exposition industrielle, définition des besoins, envoi des informations pratiques
Coordination avec les sponsors pour les insertions publicitaires, l’apposition du logo sur les supports du congrès. Travail de la charte graphique et adaptation

• Subventions

Identification avec le comité d’organisation des organismes à contacter, préparation des dossiers de demande. Les subventions sont portées par l’organisateur

La promotion d’un événement est un des facteurs clés de succès pour assurer la réussite de votre projet. Nous vous donnons toutes les clés pour réaliser aux mieux cette étape importante.

• Site internet

Paramétrage et création du site, intégration et personnalisation de l’outil de gestion des contenus, mise en ligne du site
Mise à jour des contenus jusqu’à l’évènement, et après, avec mise en ligne de photos de l’événement et des présentations des conférences plénières, diffusion de certains supports accessibles éventuellement par mot de passe, diffusion des lauréats de prix, etc.

• Construction de l’identité graphique de l’évènement
  

Création d’un logo et déclinaison de la charte graphique sur l’ensemble des supports utilisés

• Conception de supports de communication
  

Réalisation (conception + suivi de production) de différents supports de communication tels que : affiche, marque page, cartes de visite, kakémono, flyer, dépliant….
Conception du livre du congrès et du recueil des résumés
Conception des marquages sur les objets promotionnels de l’évènement (tour de cou, sacoche, goodies.)
Création et installation de la signalétique dans les différents espaces du congrès

• Promotion de votre évènement

Compilation de listes de diffusion existantes fournies par le client et création d’une liste de diffusion spécifique, gestion des retours et des désabonnements
Création d’une maquette aux couleurs de l’événement pour diffusion de mailing
Préparation des contenus des messages d’information par e-mail (par exemple save the date, call for abstracts/papers, annonce d’ouverture de la plateforme d’inscription, message destiné aux exposants/partenaires, relance à proximité des deadlines de soumission, de changement de tarif etc..)
Préparation du contenu et du visuel pour un post sur les réseaux sociaux

Gestion globalisée à 100%

Nous pouvons organiser votre événement dans son ensemble en collaboration avec votre équipe, et vous laisser vous concentrer sur la gestion des aspects scientifiques.

Gestion à la carte

En fonction de vos besoins et de vos ressources en interne, nous pouvons gérer uniquement certains aspects de votre projet. Nous intervenons uniquement sur des missions ciblées, sur les postes que vous décidez de nous confier.

  Déplacements locaux

PEDESTRE
Nancy est une ville qui se vit à pied.
Vous êtes toujours à moins de 5 minutes d’un parc ou un jardin, de votre hôtel, ou d’un bon restaurant.

A VELO
Vélo Stan Lib‘
Si vous souhaitez vous déplacer rapidement dans Nancy pour des trajets de courtes durées,
VéloStanLib’ met à votre disposition des vélos en libre accès 24h/24, 7j/7 et dans 29 stations particulièrement bien réparties dans la ville.
De nombreuses pistes cyclables permettent de parcourir Nancy. C’est un moyen écologique, simple et rapide pour vous déplacer dans Nancy.
Accédez au site VéloStanLib‘ : www.velostanlib.fr/

TRAM & BUS
Prendre le tram est le moyen le plus rapide pour vous rendre au centre ville de Nancy ou vous déplacer à l’extérieur. Un large réseau de bus est à votre disposition.
Vous trouverez le plan des bus ainsi que les tarifs sur le site web du “Réseau Stan” : www.reseau-stan.com 
Nous vous suggérons d’acheter un ticket “PASS10” permettant de faire 10 voyages (peut être partagé avec d’autrespersonnes)

TAXIS
Service permanent des taxis nancéiens 24h/24, 7j/7
• Taxis de Nancy : 2 Boulevard Joffre, 54000 Nancy
• Téléphone : 03 83 37 65 37
• Email : contact@taxis-nancy.com
• Site Internet : http://www.taxis-nancy.fr/

NAVETTE AEROPORT LORRAINE
Arrivée et Départ : Gare Nancy-St léon
Cette navette est disponible à l’arrivée et au départ des principaux vols
• Navette pour Lorraine TGV : http://lorraine-tgv.navettes-keolis.com/
• Navette pour l’aéroport régional : http://lorraineairport.com/navettes